Collectie ontzamelen
Er kunnen momenten ontstaan waarop een groep objecten door veranderende ambities, nieuwe beleidsrichtingen of beperkte middelen niet langer past binnen een organisatie. Objecten raken op de achtergrond, verliezen hun relevantie of sluiten niet langer aan bij het profiel van de instelling. Tegelijkertijd blijven ze beheer, ruimte en verantwoordelijkheid vragen. In zulke situaties is het wenselijk om het toekomstperspectief van (delen van) de collectie opnieuw te bezien. Ontzamelen kan (mits zorgvuldig afgewogen) een waardevol instrument zijn.
Proces ontzamelen
Methodiek
Voor het ontzamelen van de collectie wordt de Leidraad Afstoten Museale Objecten (LAMO) van de Museumvereniging gebruikt.
Stap 1: Voorbereiding afstoten
Stap 1: Een zorgvuldig afgestoten collectie begint met een duidelijk collectieplan, actuele registratie en goede documentatie. De voorbereiding vereist een gestructureerde aanpak, inclusief communicatie met stakeholders en het volgen van erkende procedures zoals de LAMO of de vereenvoudigde procedure. Afhankelijk van de situatie kan herplaatsing, herwaardering of directe afstoting plaatsvinden, mits goed onderbouwd en transparant.
Stap 2: Melding en reacties op de Afstotingsdatabase
In stap 2 van de LAMO-procedure meldt het museum het voornemen tot afstoting op de Afstotingsdatabase, waar het twee maanden openbaar blijft. Gedurende deze periode kunnen andere musea of erfgoedinstellingen reageren met interesse in overname. Afhankelijk van de reacties kan het object worden herplaatst, herbestemd of – bij een beschermwaardigheidssignaal – beoordeeld door een toetsingscommissie.
Stap 3: Toetsing beschermwaardigheid
Stap 3: Als er geen geschikte erfgoedinstelling interesse toont, maar het object is als ‘mogelijk beschermwaardig’ aangemerkt, volgt een toetsing. De Toetsingscommissie Beschermwaardigheid (TCB) beoordeelt dan of het object binnen openbare musea moet blijven. Alleen als het object níet als beschermwaardig wordt beoordeeld, mag een herbestemming buiten het LAMO-domein plaatsvinden.
Stap 4: Uitvoering van de afstoting
Stap 4: In de laatste stap van de LAMO-procedure wordt de afstoting daadwerkelijk uitgevoerd. Objecten worden herplaatst bij een andere erfgoedinstelling of herbestemd buiten de museale sector, bijvoorbeeld via schenking, ruil, verkoop of vernietiging. De administratieve afronding omvat overdrachtsdocumentatie, aanpassing van de registratie en verslaglegging in het jaarverslag.
Inzetbaarheid
De begeleiding van RaadSaam Erfgoedprojecten is flexibel en wordt afgestemd op de behoefte van de organisatie. Dit kan in de vorm van een eenmalig adviesgesprek, een gedeeld partnerschap of volledige procesbegeleiding. We onderscheiden drie niveaus van betrokkenheid:
Resultaat
Het resultaat is afhankelijk van de rol die RaadSaam vervult, als sparringpartner, procesbegeleider of trekker van het gehele traject.
In alle gevallen ontstaat er:
- Meer grip op de positie en toekomst van de collectie.
- Meer inzicht in relevante wet- en regelgeving.
- Meer inzicht in schenkingsvoorwaarden.
- Meer inzicht in mogelijke herbestemmingen.